Ważne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców obowiązujące od 1 czerwca 2025 r. - zapoznaj się !
Jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i jego pobyt w RP został uznany za legalny do dnia 4 marca 2026 r. (ochrona czasowa), to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU). Ww. pobyt nie daje uprawnienia do legalnego podjęcia pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę, w tym zezwolenia na pracę sezonową. Jaki tytuł pobytowy uprawnia do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia.
Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie przyjmuje oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi złożone drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Oświadczenia składane elektronicznie powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Od 01.06.2025 wszelkie dokumenty dotyczące zatrudniania cudzoziemców muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
Dokumenty złożone w innej formie będą pozostawiane bez rozpatrzenia.
NOWOŚĆ – wniosek oraz każdy załącznik do wniosku musi być podpisany za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu zaufanego.
Osoba, która nie dysponuje profilem zaufanym, a ma dostęp do konta elektronicznego w banku ma możliwość założenia profilu zaufanego bez wychodzenia z domu. Szczegółowe informacje https://pz.gov.pl
Oświadczenia, po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto praca.gov.pl, na adres e-mail wskazany w założonym koncie wpłynie potwierdzenie. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać cudzoziemcowi.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4 666 zł brutto/mc oraz minimalna stawka godzinowa w wysokości 30,50 zł brutto/godz.
Od dnia 1 stycznia 2026 r. obowiązywać będą następujące stawki:
- 4806 zł (wynagrodzenie brutto za miesiąc);
- 31,40 zł (stawka godzinowa brutto).
Zasady ubiegania się o wpis oświadczenia do ewidencji
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest składane przez pracodawcę, w celu wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Oświadczenie wpisane przez starostę do ewidencji uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy bez obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeżeli praca wykonywana jest na warunkach określonych w tym oświadczeniu.
Starosta właściwy ze względu na siedzibę, stały adres miejsca prowadzenia działalności lub miejsce stałego pobytu pracodawcy, wpisuje oświadczenie do ewidencji, jeżeli:
- cudzoziemiec, któremu zostanie powierzona praca jest obywatelem Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii lub Ukrainy, oraz
- praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową), oraz
- okres wykonywania pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nie jest dłuższy niż 24 miesiące, a dzień rozpoczęcia pracy nastąpi nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia, oraz
- praca cudzoziemca nie jest związana z: pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej (prezes, wiceprezes, członek zarządu), prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz lub działaniem w charakterze prokurenta pracodawcy z KRS oraz
- główne miejsce wykonywania pracy znajduje się na terytorium Polski oraz
- wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie dokonując oceny wysokości wynagrodzenia w pierwszej kolejności bierze pod uwagę kształtowanie się wynagrodzeń w danym zawodzie na podstawie składanych do Urzędu krajowych ofert pracy. Urząd oceniając wysokość wynagrodzenia w danym zawodzie bierze pod uwagę również proponowane stanowisko/rodzaj pracy, a także badania i analizy zawierające dane dot. lokalnego, czy regionalnego rynku pracy.
Oświadczenia w imieniu starosty wpisuje do ewidencji oświadczeń właściwy powiatowy urząd pracy.
Opłaty
Podmiot zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi, przed złożeniem oświadczenia, dokonuje wpłaty w wysokości 100 zł.
Wpłat należy dokonać na rachunek:
Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie
ul. Warszawska 5a
05-200 Wołomin
85 1020 1026 0000 1602 0181 6693
Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:
- nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/imię i nazwisko oraz adres siedziby/miejsca zamieszkania pracodawcy)
- przedmiot/tytuł dokonanej wpłaty (opłata za oświadczenie, imię i nazwisko cudzoziemca).
Uwaga: wpłata jest wnoszona z tytułu złożenia oświadczenia. Gdy oświadczenie wpłynie do urzędu wpłata nie podlega zwrotowi.
Wyjątki, w których pracodawca może ubiegać się o zwrot wpłaty:
- dokonano wpłaty, ale oświadczenie nie zostało złożone do Powiatowego Urzędu Pracy w Wołominie;
- dokonano większej liczby wpłat dotyczących cudzoziemca niż liczba oświadczeń złożonych na dane tego cudzoziemca;
- dokonano wpłaty, ale oświadczenie zostało błędnie złożone do Powiatowego Urzędu Pracy w Wołominie (tj. PUP Wołomin jest niewłaściwy miejscowo).
- wydano odmowę wpisu oświadczenia do ewidencji z powodu przekroczenia obowiązującego limitu oświadczeń w danym roku kalendarzowym lub powierzenie pracy cudzoziemcowi spowoduje przekroczenie limitu zatrudnienia cudzoziemców przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi.
Pracodawca wypełnia i wysyła oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl
Uwaga:
Dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego, przewidziany został oddzielny wzór formularza oświadczenia, w którym wskazać należy dodatkowo nr KRAZ agencji oraz dane pracodawcy użytkownika.
Jeśli oświadczenie składa osoba fizyczna, która zamierza zatrudnić cudzoziemca prywatnie do domu, np. w charakterze pomocy domowej, to w części formularza dotyczącej działalności związanej z zatrudnieniem cudzoziemca, należy wskazać kod PKD 9700Z, tj. Gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników.
Po wypełnieniu formularza oświadczenia, przed wysłaniem, należy obowiązkowo dodać następujące załączniki:
1. Kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek,
2. Skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia,
3. Jeśli w sprawie działa pełnomocnik, należy załączyć upoważnienie w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego przez pracodawcę podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP (wzór upoważnienia: docx).
4. Oświadczenie dot. karalności pracodawcy z art. 13 ust. 1 pkt 1 lit c-g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, opatrzone podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP pracodawcy lub prokurenta druk oświadczenia dot. karalności (docx). Oświadczenie dot. karalności powinno być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed tym dniem. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, oświadczenie dot. karalności pracodawcy jest ważne wyłącznie w przypadku, jeśli zostanie podpisane przez samego pracodawcę lub jego prokurenta.
NOWOŚĆ–wniosek oraz każdy załącznik do wniosku musi być podpisany za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu zaufanego.
Dodatkowo pracodawca do oświadczenia dołącza w formie skanu:
- kopię wypisu z rejestru jeżeli rejestr, do którego został wpisany pracodawca nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG).
Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem przez organ prowadzący sprawę do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.
Uzupełnienie braków formalnych odbywa się poprzez przesłanie brakujących dokumentów za pomocą korekty oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl na każdym etapie postępowania administracyjnego, do momentu jego zakończenia. Dokumenty złożone w inny sposób pozostaną pozostawione bez rozpoznania. Korekty złożone po zakończeniu postępowania, tj.: po wpisie oświadczenia do ewidencji, wydaniu decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, pozostawieniu oświadczenia bez rozpoznania nie zostaną odnotowane.
Kto wnioskuje o wpis oświadczenia do ewidencji
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa pracodawca, w przypadku braku możliwości osobistego reprezentowania firmy, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy (wzór upoważnienia: docx)
Termin rozpatrzenia złożonego oświadczenia:
- 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia);
- 30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
- 2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.
Procedura
Starosta, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji.
Oryginał wpisanego do ewidencji oświadczenia stanowi dla cudzoziemca podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy oraz podjęcia pracy na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Co do zasady Konsul wyda wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni. W uzasadnionych przypadkach starosta pozostawia oświadczenie bez rozpoznania lub odmawia wpisania oświadczenia do ewidencji, w szczególności jeżeli nie zostały spełnione formalne przesłanki do wpisu oświadczenia do ewidencji lub jeśli z okoliczności wynika, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru lub, gdy pracodawca nie dopełnia obowiązków z tytułu prowadzenia działalności lub powierzania pracy innym osobom. Od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, można się odwołać do Ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty (Powiatowego Urzędu Pracy w Wolominie), w terminie 14 dni od dnia odbioru (doręczenia) decyzji.
Cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę dopiero po uzyskaniu przez pracodawcę wpisu oświadczenia do ewidencji. Praca powinna odbywać się na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu. Co do zasady, zmiana pracodawcy lub warunków pracy wiąże się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia i uzyskania jego wpisu do ewidencji.
Odbiór wpisanego do ewidencji oświadczenia lub decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji
- Oświadczenia po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto na portalu praca.gov.pl. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać, również cudzoziemcowi.
- Decyzje o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem portalu praca.gov.pl
Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji, pisemnie powiadamia starostę (powiatowy urząd pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji o:
1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
3. wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie).
Informacje o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie, należy składać:
za pośrednictwem platformy praca.gov.pl (dla posiadaczy zweryfikowanego i aktywnego konta; z profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Informacje złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.
Obowiązek informowania o podjęciu, niepodjęciu, wcześniejszym zakończeniu pracy lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r. (chyba, że taka informacja została już zgłoszona przed dniem 1 czerwca 2025 r.).
Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.
Zgłoszenie informacji o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej, skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.
Inne obowiązki pracodawcy związane z procedurą oświadczeń (dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r.):
1. uwzględnienie w umowie z cudzoziemcem warunków określonych w oświadczeniu lub zmiany warunków, które nie wymagają nowego oświadczenia;
2. przesłanie przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, do starosty (urzędu pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji, kopii umowy zawartej z cudzoziemcem;
3. dostosowanie wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej;
4. podwyższenie wynagrodzenia cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5. przekazanie cudzoziemcowi kopii oświadczenia wpisanego do ewidencji;
6. zachowanie należytej staranności w postępowaniu dotyczącym wpisu oświadczenia do ewidencji;
7. na wniosek pracodawcy użytkownika przekazanie mu kopii oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego;
8. udostępnienie staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4.
Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:
1. nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
3. zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
4. nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
5. cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu.
Możliwość pracy po zakończeniu się ważności oświadczenia w przypadku złożenia wniosku o zezwolenie w celu kontynuacji pracy w związku z posiadanym oświadczeniem, w okresie oczekiwania na decyzję Wojewody
Jeżeli pracodawca, który zatrudniał cudzoziemca przez okres nie krótszy niż 3 miesiące w związku z oświadczeniem wpisanym do ewidencji, złożył przed upływem daty zakończenia pracy wskazanej w oświadczeniu wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla tego cudzoziemca na tym samym stanowisku na podstawie umowy o pracę, a wniosek nie zawiera braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, pracę cudzoziemca na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu wpisanym do ewidencji oświadczeń uważa się za legalną od dnia upływu ważności tego oświadczenia do dnia wydania zezwolenia na pracę lub doręczenia decyzji odmownej w tej sprawie. Przepis stosuje się odpowiednio, w przypadku złożenia przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą, o którym mowa w art. 114 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Przepisu nie stosuje się w przypadku zawieszenia postępowania na wniosek strony. (Informacje, jak ubiegać się o zezwolenie na pracę od Wojewody). (Kontakt do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego ws. cudzoziemców).
Podstawy prawne:
1. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621).
2. Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r., o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium Polski (Dz. U. 2012 r. poz.769).
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735).
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lipca 2022 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (Dz. U. 2022 r. poz.1558).
5. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (Dz. U. 2017 r. poz.2349).
6. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca (Dz. U. 2017 r. poz.2348).
7. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie wysokości wpłat dokonywanych w związku ze złożelniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pracę sezonową oraz złożeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (Dz. U. 2017 r. poz.2350).
