Zasady rejestracji oświadczeń - Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie

Zasady rejestracji oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii i Ukrainy

Od 1 września 2025 r. wprowadzono istotne zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców, z dodatkowymi obowiązkami wdrażanymi wcześniej i później zgodnie z poszczególnymi przepisami wykonawczymi. Obywatelom Ukrainy objętym ochroną czasową do 4 marca 2026 r. legalne zatrudnienie można zapewnić wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU), natomiast ich pobyt nie uprawnia do zatrudnienia na podstawie tradycyjnego oświadczenia ani zezwolenia na pracę. Od 1 czerwca 2025 r. wszystkie dokumenty dotyczące zatrudniania cudzoziemców muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a wnioski oraz wszystkie załączniki muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem zaufanym.

Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie przyjmuje elektroniczne oświadczenia i odpowiada za wpisy do ewidencji dla pracodawców z KRS, CEIDG oraz osób fizycznych mających miejsce prowadzenia działalności lub stały pobyt na terenie powiatu. Minimalne wynagrodzenie brutto oraz minimalna stawka godzinowa ulegają zmianie od 1 stycznia 2025 r. oraz 1 stycznia 2026 r., co ma wpływ na ocenę zgodności wynagrodzenia cudzoziemca z wymaganiami ustawowymi. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest wpisywane do ewidencji, jeżeli cudzoziemiec jest obywatelem Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy, praca nie ma charakteru sezonowego, okres nie przekracza 24 miesięcy, miejsce pracy jest na terytorium Polski oraz wynagrodzenie nie jest niższe niż porównywalne wynagrodzenie miejscowe, przy czym starostwo bierze pod uwagę krajowe i lokalne oferty pracy.

Do oświadczenia należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie dokumentu podróży cudzoziemca, dowód wpłaty, ewentualne pełnomocnictwo, oświadczenia dotyczące niekaralności pracodawcy i cudzoziemca, dokumenty potwierdzające środki na zatrudnienie oraz dokumenty dotyczące pracy tymczasowej lub kwalifikacji w zawodach regulowanych; wszystkie załączniki muszą być podpisane elektronicznie. Opłata za złożenie oświadczenia wynosić będzie 400 zł od 1 grudnia 2025 r., przy czym oświadczenia złożone wcześniej podlegają opłacie w wysokości 100 zł oraz istnieją określone przesłanki zwrotu nadpłat. Termin rozpatrzenia kompletnego oświadczenia wynosi 7 dni roboczych w sprawach bez postępowania wyjaśniającego, 30 dni w sprawach wymagających wyjaśnień oraz do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych, a wpisane oświadczenie jest przekazywane elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Pracodawca ma obowiązek przekazać cudzoziemcowi kopię wpisanego oświadczenia, przesłać kopię umowy do starosty przed powierzeniem pracy oraz zawiadamiać starostę o podjęciu pracy w terminie 7 dni, o niepodjęciu pracy w terminie 14 dni lub o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia, przy czym niedopełnienie obowiązków informacyjnych podlega karze grzywny. Złożenie niekompletnego wniosku skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków; ich nieuzupełnienie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia, a korekty można składać wyłącznie przez portal praca.gov.pl w toku postępowania.

Przepisy przewidują możliwość kontynuacji pracy po wygaśnięciu ważności oświadczenia, jeżeli pracodawca zatrudniał cudzoziemca co najmniej 3 miesiące i złożył przed końcem okresu wniosku o zezwolenie na pracę bez braków formalnych; w takich przypadkach praca uznawana jest za legalną do decyzji wojewody lub doręczenia odmowy. Zmiany regulowane są ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom oraz szeregiem rozporządzeń wykonawczych wskazanych jako podstawy prawne.

Informacje o wybranych załącznikach

Upowaznienie_01062025.doc:
Dokument jest upoważnieniem do reprezentowania pracodawcy przed Urzędem Pracy w Wołominie w sprawach dotyczących zatrudnienia cudzoziemców, w tym zezwoleń na pracę sezonową, oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz powiadomień o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Pełnomocnik ma prawo składać i odbierać dokumenty, udzielać informacji, składać oświadczenia oraz podpisywać i poprawiać dokumenty związane z wydawaniem, przedłużaniem, zmianą lub uchyleniem zezwoleń na pracę sezonową, przy czym pełnomocnictwo nie podlega opłacie skarbowej.
Oświadczenie_dot._karalności_pracodawcy_1-12-2025.docx:
Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące braku lub istnienia prawomocnych ukarań za czyny wymienione w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Podmiot ma obowiązek zaznaczyć właściwą opcję i wskazać rodzaj prawomocnego ukarania, jeżeli wystąpiło, a oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej, nie wcześniej niż na 30 dni przed złożeniem wniosku o powierzenie pracy oraz nie może być podpisane przez pełnomocnika niebędącego prokurentem.
Oświadczenie_ws_dochodu_i_cudzoziemca_1-12-2025.docx:
Oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności przewidzianych przepisami prawa, w szczególności posiadania środków finansowych oraz informacji o karalności cudzoziemca. Dokument umożliwia wskazanie posiadania lub braku środków na pokrycie zobowiązań związanych z powierzeniem pracy oraz potwierdzenie, czy cudzoziemiec był prawomocnie skazany za wymienione przestępstwa, oraz zawiera miejsce na datę, podpis i dane podmiotu.
Oswiadczenie_o_ niekaralnosci_01062025.doc:
Oświadczenie podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi dotyczące okoliczności wskazanych w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy z dnia 20 marca 2025 r., zawierające pola do zaznaczenia informacji o prawomocnych ukaraniach i skazaniach dotyczących określonych wykroczeń i przestępstw. Kluczowa informacja: podmiot musi złożyć prawdziwe oświadczenie o braku lub występowaniu wskazanych ukarań i skazań pod groźbą odpowiedzialności karnej, przy czym dokument musi być podpisany w określonym terminie (nie wcześniej niż 30 dni przed wnioskiem) i nie może być składany przez pełnomocnika niebędącego prokurentem.

Pełne treści załączników znajdziesz w artykule.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).

Ważne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców obowiązujące od 1 września 2025 r. - zapoznaj się !

Jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i jego pobyt w RP został uznany za legalny do dnia 4 marca 2026 r. (ochrona czasowa), to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU). Ww. pobyt nie daje uprawnienia do legalnego podjęcia pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę, w tym zezwolenia na pracę sezonową. Jaki tytuł pobytowy uprawnia do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia.

Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie przyjmuje oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi złożone drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Oświadczenia składane elektronicznie powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Od 01.06.2025 wszelkie dokumenty dotyczące zatrudniania cudzoziemców muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
Dokumenty złożone w innej formie będą pozostawiane bez rozpatrzenia.

NOWOŚĆ – wniosek oraz każdy załącznik do wniosku musi być podpisany za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu zaufanego.

Osoba, która nie dysponuje profilem zaufanym, a ma dostęp do konta elektronicznego w banku ma możliwość założenia profilu zaufanego bez wychodzenia z domu. Szczegółowe informacje https://pz.gov.pl

Oświadczenia, po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto praca.gov.pl, na adres e-mail wskazany w założonym koncie wpłynie potwierdzenie. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać cudzoziemcowi.

Kontakt do zespołu zajmującego się oświadczeniami:
tel. 22 763 73 08, 20, 38

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4 666 zł brutto/mc oraz minimalna stawka godzinowa w wysokości 30,50 zł brutto/godz.

Od dnia 1 stycznia 2026 r. obowiązywać będą następujące stawki:
- 4806 zł (wynagrodzenie brutto za miesiąc);
- 31,40 zł (stawka godzinowa brutto).

Zasady ubiegania się o wpis oświadczenia do ewidencji

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest składane przez pracodawcę, w celu wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Oświadczenie wpisane przez starostę do ewidencji uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy bez obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeżeli praca wykonywana jest na warunkach określonych w tym oświadczeniu.

Starosta właściwy ze względu na siedzibę, stały adres miejsca prowadzenia działalności lub miejsce stałego pobytu pracodawcy, wpisuje oświadczenie do ewidencji, jeżeli:

cudzoziemiec, któremu zostanie powierzona praca jest obywatelem Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii lub Ukrainy, oraz
praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową), oraz
okres wykonywania pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nie jest dłuższy niż 24 miesiące, a dzień rozpoczęcia pracy nastąpi nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia, oraz
praca cudzoziemca nie jest związana z: pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej (prezes, wiceprezes, członek zarządu), prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz lub działaniem w charakterze prokurenta pracodawcy z KRS oraz
główne miejsce wykonywania pracy znajduje się na terytorium Polski oraz
wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie dokonując oceny wysokości wynagrodzenia w pierwszej kolejności bierze pod uwagę kształtowanie się wynagrodzeń w danym zawodzie na podstawie składanych do Urzędu krajowych ofert pracy. Urząd oceniając wysokość wynagrodzenia w danym zawodzie bierze pod uwagę również proponowane stanowisko/rodzaj pracy, a także badania i analizy zawierające dane dot. lokalnego, czy regionalnego rynku pracy.

Oświadczenia w imieniu starosty wpisuje do ewidencji oświadczeń właściwy powiatowy urząd pracy.

Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie dokonuje wpisu oświadczenia do ewidencji dla pracodawców:

podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (wpis w KRS), posiadających siedzibę na terenie powiatu wołomińskiego;
osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wpis w CEIDG), posiadających stałe miejsce pobytu w powiecie wołomińskim;
osób fizycznych nie wykonujących działalności gospodarczej, posiadających stałe miejsce pobytu w powiecie wołomińskim;
obywateli państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego, wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w CEIDG, posiadających stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej na terenie powiatu wołomińskiego (w przypadku nieposiadania przez przedsiębiorcę miejsca stałego pobytu w Polsce).

Opłaty

Pracodawca zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi, przed złożeniem oświadczenia, dokonuje wpłaty w wysokości 400,00 zł (rozporządzenie ws. wysokości opłat)

Uwaga: opłata w wysokości 400,00 zł dotyczy oświadczeń składanych od 1 grudnia 2025 r. W przypadku oświadczeń złożonych przed tym dniem opłata wynosi nadal 100 zł. Dlatego, jeśli opłata została dokonana po 1 grudnia 2025 r., a dotyczy oświadczenia złożonego przed tym dniem, w tytule dowodu wpłaty, dodatkowo należy wpisać datę złożenia oświadczenia.

Opłatę można uiścić przez Internet albo w banku lub urzędzie pocztowym na rachunek:

Powiatowy Urząd Pracy w Wołominie
ul. Warszawska 5a
05-200 Wołomin
85 1020 1026 0000 1602 0181 6693

Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:

nazwa podmiotu / imię i nazwisko pracodawcy
tytuł wpłaty (opłata za oświadczenie, imię i nazwisko cudzoziemca).

Uwaga: wpłata jest wnoszona z tytułu złożenia oświadczenia. Gdy oświadczenie wpłynie do urzędu wpłata nie podlega zwrotowi.

Wyjątki, w których pracodawca może ubiegać się o zwrot wpłaty:

dokonano wpłaty, ale oświadczenie nie zostało złożone do Powiatowego Urzędu Pracy w Wołominie;
dokonano większej liczby wpłat dotyczących cudzoziemca niż liczba oświadczeń złożonych na dane tego cudzoziemca;
dokonano wpłaty, ale oświadczenie zostało błędnie złożone do Powiatowego Urzędu Pracy w Wołominie (tj. PUP Wołomin jest niewłaściwy miejscowo).
wydano odmowę wpisu oświadczenia do ewidencji z powodu przekroczenia obowiązującego limitu oświadczeń w danym roku kalendarzowym lub powierzenie pracy cudzoziemcowi spowoduje przekroczenie limitu zatrudnienia cudzoziemców przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi.

Pracodawca wypełnia i wysyła oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl

Uwaga:
Dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego, przewidziany został oddzielny wzór formularza oświadczenia, w którym wskazać należy dodatkowo nr KRAZ agencji oraz dane pracodawcy użytkownika.

Jeśli oświadczenie składa osoba fizyczna, która zamierza zatrudnić cudzoziemca prywatnie do domu, np. w charakterze pomocy domowej, to w części formularza dotyczącej działalności związanej z zatrudnieniem cudzoziemca, należy wskazać kod PKD 9700Z, tj. Gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników.

Po wypełnieniu formularza oświadczenia, przed wysłaniem, należy obowiązkowo dodać następujące załączniki:

1. Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie;
2. Skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia;
3. Jeśli w sprawie działa pełnomocnik, należy załączyć upoważnienie w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego przez pracodawcę podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP (wzór upoważnienia: docx);
4. Oświadczenie dot. karalności pracodawcy z art. 13 ust. 1 pkt 1 lit c-g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, opatrzone podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP pracodawcy lub prokurenta druk oświadczenia dot. karalności (docx). Do wniosku sprzed 1 grudnia należy załączyć oświadczenie zgodnie z wcześniejszym wzorem (do pobrania na samym dole strony - Oswiadczenie_o_niekaralnosci_01062025). Oświadczenie dot. karalności powinno być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed tym dniem. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, oświadczenie dot. karalności pracodawcy jest ważne wyłącznie w przypadku, jeśli zostanie podpisane przez samego pracodawcę lub jego prokurenta. Kopia pisma z Ministerstwa;
5. Oświadczenie dot. karalności cudzoziemca oraz o tym, że pracodawca posiada środki lub źródła dochodu wystarczające do powierzenia pracy cudzoziemcowi;
6. Jeśli praca tymczasowa - dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika ws. uzgodnienia skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej. Porozumienie powinno zawierać dane nt.: rodzaju, miejsca, okresu oraz wymiaru czasu pracy, a także wymagania kwalifikacyjne;
7. Jeśli zawód regulowany - dokumenty potwierdzające, że cudzoziemiec spełnia wymagania kwalifikacyjne i inne warunki do pracy w zawodzie regulowanym, uznawane w Polsce (niektóre dokumenty wydane poza Polską mogą wymagać ich odpowiedniego zatwierdzenia).

NOWOŚĆ–wniosek oraz każdy załącznik do wniosku musi być podpisany za pomocą podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu zaufanego.

Dodatkowo pracodawca do oświadczenia dołącza w formie skanu:

kopię wypisu z rejestru jeżeli rejestr, do którego został wpisany pracodawca nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG).

Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem przez organ prowadzący sprawę do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.

Uzupełnienie braków formalnych odbywa się poprzez przesłanie brakujących dokumentów za pomocą korekty oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl na każdym etapie postępowania administracyjnego, do momentu jego zakończenia. Dokumenty złożone w inny sposób pozostaną pozostawione bez rozpoznania. Korekty złożone po zakończeniu postępowania, tj.: po wpisie oświadczenia do ewidencji, wydaniu decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, pozostawieniu oświadczenia bez rozpoznania nie zostaną odnotowane.

Kto wnioskuje o wpis oświadczenia do ewidencji

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa pracodawca, w przypadku braku możliwości osobistego reprezentowania firmy, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy (wzór upoważnienia: docx)

Termin rozpatrzenia złożonego oświadczenia:

7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia);
30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Procedura

Starosta, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji.

Oryginał wpisanego do ewidencji oświadczenia stanowi dla cudzoziemca podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy oraz podjęcia pracy na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Co do zasady Konsul wyda wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni. W uzasadnionych przypadkach starosta pozostawia oświadczenie bez rozpoznania lub odmawia wpisania oświadczenia do ewidencji, w szczególności jeżeli nie zostały spełnione formalne przesłanki do wpisu oświadczenia do ewidencji lub jeśli z okoliczności wynika, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru lub, gdy pracodawca nie dopełnia obowiązków z tytułu prowadzenia działalności lub powierzania pracy innym osobom. Od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, można się odwołać do Ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty (Powiatowego Urzędu Pracy w Wolominie), w terminie 14 dni od dnia odbioru (doręczenia) decyzji.

Cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę dopiero po uzyskaniu przez pracodawcę wpisu oświadczenia do ewidencji. Praca powinna odbywać się na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu. Co do zasady, zmiana pracodawcy lub warunków pracy wiąże się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia i uzyskania jego wpisu do ewidencji.

Odbiór wpisanego do ewidencji oświadczenia lub decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji

Oświadczenia po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto na portalu praca.gov.pl. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać, również cudzoziemcowi.
Decyzje o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem portalu praca.gov.pl

Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji, pisemnie powiadamia starostę (powiatowy urząd pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji o:
1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
3. wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie).

Informacje o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie, należy składać:

- za pośrednictwem platformy praca.gov.pl (dla posiadaczy zweryfikowanego i aktywnego konta; z profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Informacje złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.

Obowiązek informowania o podjęciu, niepodjęciu, wcześniejszym zakończeniu pracy lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r. (chyba, że taka informacja została już zgłoszona przed dniem 1 czerwca 2025 r.).

Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.

Zgłoszenie informacji o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej, skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

Inne obowiązki pracodawcy związane z procedurą oświadczeń (dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r.):

1. uwzględnienie w umowie z cudzoziemcem warunków określonych w oświadczeniu lub zmiany warunków, które nie wymagają nowego oświadczenia;
2. przesłanie przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, do starosty (urzędu pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji, kopii umowy zawartej z cudzoziemcem;
3. dostosowanie wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej;
4. podwyższenie wynagrodzenia cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
5. przekazanie cudzoziemcowi kopii oświadczenia wpisanego do ewidencji;
6. zachowanie należytej staranności w postępowaniu dotyczącym wpisu oświadczenia do ewidencji;
7. na wniosek pracodawcy użytkownika przekazanie mu kopii oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego;
8. udostępnienie staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4.

Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:
1. nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
3. zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy (dot. umów o pracę);
4. nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
5. cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu.

Możliwość pracy po zakończeniu się ważności oświadczenia w przypadku złożenia wniosku o zezwolenie w celu kontynuacji pracy w związku z posiadanym oświadczeniem, w okresie oczekiwania na decyzję Wojewody

Jeżeli pracodawca, który zatrudniał cudzoziemca przez okres nie krótszy niż 3 miesiące w związku z oświadczeniem wpisanym do ewidencji, złożył przed upływem daty zakończenia pracy wskazanej w oświadczeniu wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla tego cudzoziemca na tym samym stanowisku na podstawie umowy o pracę, a wniosek nie zawiera braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, pracę cudzoziemca na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu wpisanym do ewidencji oświadczeń uważa się za legalną od dnia upływu ważności tego oświadczenia do dnia wydania zezwolenia na pracę lub doręczenia decyzji odmownej w tej sprawie. Przepis stosuje się odpowiednio, w przypadku złożenia przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą, o którym mowa w art. 114 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Przepisu nie stosuje się w przypadku zawieszenia postępowania na wniosek strony. (Informacje, jak ubiegać się o zezwolenie na pracę od Wojewody). (Kontakt do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego ws. cudzoziemców).

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621)
2. Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r., o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium Polski (Dz. U. 2012 r. poz.769).
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691)
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629)
5. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową (Dz. z 2025 r. poz. 1617)
6. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca (Dz. U. 2017 r. poz.2348)
7. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1622).

Załączniki: Upowaznienie_01062025.doc 56 KB; Oświadczenie_dot._karalności_pracodawcy_1-12-2025.docx 25 KB; Oświadczenie_ws_dochodu_i_cudzoziemca_1-12-2025.docx 24 KB; Oswiadczenie_o_ niekaralnosci_01062025.doc 57 KB